مدیریت زمان در مدرسه

مدیریت زمان در مدرسه  

مدیریت در واحدهای آموزشی به مهارت های فراوانی نیاز دارد . افرادی که اداره امور آموزشی و پرورشی مدرسه ها را بر عهده دارند ، باید خود را به مهارت های گوناگون و قابل قبولی تجهیز کنند . یکی از ضروری ترین این مهارت ها ، مهارت استفاده از وقت یا مدیریت وقت و یا به عبارت متداول تر « مدیریت » زمان است .

مدیریت تعریف های بسیاری دارد . یکی از مناسب ترین و ساده ترین آن ها از دید مدیریت زمان می تواند این گونه باشد :

« مدیریت ، یعنی علم و هنر دستیابی به بهترین نتیجه با صرف حداقل منابع ، با توجه به هدف های تعیین شده .»

مدیریت ، هم علم است ؛ چون موضوع آن قابل فراگیری و طبقه بندی است و می توان برای آن قوانین و مقرراتی تدوین  کرد . هم هنر است ؛ زیرا هر کس به طریق و روش و سلیقه خودش آن کار را به کار می برد  

کل مقاله در ادامه مطلب۰۰۰

 مدیریت زمان در مدرسه

مدیریت در واحدهای آموزشی به مهارت های فراوانی نیاز دارد . افرادی که اداره امور آموزشی و پرورشی مدرسه ها را بر عهده دارند ، باید خود را به مهارت های گوناگون و قابل قبولی تجهیز کنند . یکی از ضروری ترین این مهارت ها ، مهارت استفاده از وقت یا مدیریت وقت و یا به عبارت متداول تر « مدیریت » زمان است .

مدیریت تعریف های بسیاری دارد . یکی از مناسب ترین و ساده ترین آن ها از دید مدیریت زمان می تواند این گونه باشد :

« مدیریت ، یعنی علم و هنر دستیابی به بهترین نتیجه با صرف حداقل منابع ، با توجه به هدف های تعیین شده .»

مدیریت ، هم علم است ؛ چون موضوع آن قابل فراگیری و طبقه بندی است و می توان برای آن قوانین و مقرراتی تدوین  کرد . هم هنر است ؛ زیرا هر کس به طریق و روش و سلیقه خودش آن کار را به کار می برد .

بهترین نتیجه با توجه به هدف های تعیین شده نیز ، دستیابی به رضایت است پس از رسیدن به هدف . اما وقتی مدیریت وقت مطرح می شود ، به صرف حداقل زمان برای رسیدن به هدفی تعیین شده اشاره دارد .

در محیط های آموزشی ، از دید کلان ، مدیریت زمان وقتی درست اعمال می شود که بتوان با صرف زمانی مشابه دیگر مراکز آموزشی ، نتایج به مراتب بهتری به دست آورد . در این خصوص ، به زبان ساده تر می توان گفت : مدیریت زمان یعنی این که از اتلاف وقت دانش آموز و مربی جلوگیری کنیم و با پرداختن به اموری که نتیجه چندانی ندارند ، دانش آموزان را سر گرم نکنیم و در زمانی که در اختیار داریم ، بیش ترین مطالب و مهارت ها را به دانش آموزان بیاموزیم .

ویژگی های زمان

« وقت » منبعی است مثل سایر منابع ، ولی با آن ها تفاوت هایی نیز دارد . از جمله :

§       همه به طور مساوی از وقت استفاده می کنند . به عبارت دیگر ، همه روزی 24 ساعت وقت در اختیار دارند .

§       آن را نمی توان حفظ و نگهداری کرد . اگر امروز 2 ساعت وقت مازاد داشته باشیم ، نمی توانیم آن را برای زمان دیگری ذخیره کنیم .

§       منبعی شخصی است ، یعنی نمی توان وقت کسی را به کس دیگری واگذار کرد .

بنا بر این :

اگر بخواهیم از وقت کسی استفاده کنیم ، باید وقت او را با خود او در اختیار بگیریم .

§       تنها راه استفاده از وقت ، مصرف آن است .

§       وقت امروز را باید همین امروز و به نحوی صحیح مصرف کرد .

§       باید بیاموزیم که چه کاری را در چه لحظه ای انجام دهیم .

§       زمان و فعالیت ها را کنترل کنیم که بتوانیم فعالیت های مورد نظر را در زمان خودشان انجام دهیم و موانع انجام آن ها را از میان بر داریم .

تعیین هدف های صحیح در مدیریت وقت

از مهم ترین قدم هایی که باید در مدیریت وقت به درستی برداشته شود ، یکی تعیین هدف است .

در باره ی « هدف » بسیار سخن گفته شده است . ولی تعیین هدف با این که بسیار ساده به نظر می رسد ، ظرافت و حساسیت بسیاری را می طلبد . دیده شده است که افراد با تجربه نیز در این امر مهم به دقت ، ممارست ، تمرین ، تکرار و مشاوره نیاز دارند .

برای مدیران موفق مدرسه ها تعدادی هدف کلی تعیین شده است ، اما در حقیقت عوامل زیادی در موفقیت آن ها موثرند . هدف های مدیران مدرسه ها در شهر های مختلف  می توانند با هم فرق اساسی داشته باشند ؛ چون شرایط و ابزارهای رسیدن به موفقیت درهر کدام از این شهر ها با دیگری متفاوت باشد .

در صورتی که هدف ها به نحو صحیح تعیین نشده باشند ، به یکی از مهم ترین عوامل اتلاف وقت مدیر و کارکنان مدرسه تبدیل می شوند .

گر چه هدف واقعی هر مدیرمدرسه ای موفقیت دانش آموزان در زندگی و تحصیلات است ، یعنی اینکه دانش آموزان بتوانند آموخته های خود را در مسیر زندگی به نحو صحیح به کار برند و از آن ها بهره مند شوند ، ولی همین هدف کلی اگر به هدف هایی جزئی و قابل اجرا در مدرسه تبدیل نشود ، معمولاً اقدامات انجام شده را درمحدود معیارهای نمره و معدل متوقف خواهد کرد .

برای این که هدف های مدرسه خود را به نحو موثرتری تعیین کنید ، زمانی را برای این کار مشخص سازید و به اطلاع همه ی همکارانتان برسانید که قصد دارید در این زمان مشخص هدف های مدرسه یا مجتمع آموزشی خود را تعیین کنید . اگر موضوعات بسیار مهمی را مد نظر دارید که لازم می دانید در مورد آن ها از همفکری همکارانتان بیش تر بهره مند می شوید ، طی نامه ای یا در تابلوی اعلانات ، آن موضوعات را به اطلاع آنان برسانید و زمانی را برای اظهار نظر آنان مشخص کنید تا وقت بیش تری برای فکر کردن روی موضوعات داشته باشند .

هدف ها زمانی قابل حصولند که برای همه ی کارکنان مدرسه ملموس باشند و این امر در صورتی اتفاق می افتد که در تعیین آن ها همکارانتان به نحو موثری با شما همراه باشند .

در روز موعود از همکاران خود بخواهید نظرات و هدف های پیشنهادی خود را روی تخته سیاه یا وایت برد بنویسند. به هیچ عنوان سعی نکنید ذهن افراد را تحت تأثیر افکار خود قرار دهید . در چنین جلساتی سه قانون زیر را رعایت کنید ک

1.                     به کسی اجازه انتقاد ندهید ( انتقاد ممنوع ) . چون انتقادات باعث از دست رفتن روحیه خلاقیت در جمع می شوند .

2.                     چرخش آزاد است . یعنی اگر فردی در مورد نکته ای غیر مرتیط ، نظری داد ، یادداشت یشود ، اما به آن توجهی نشود .

3.                     کمیت مهم است . تعداد زیاد پیشنهادات و نظریات مهم است ؛ چون فضای ذهنی را بیش تر فعال می کند .

بگذارید حتی هدف های غیر قابل دسترس و انتزاعی نیز از سوی همکارانتان ابراز شوند ؛ زیرا احتمال دارد نکته ای ساده و معمولی یا نکته ای خیلی عجیب که ذهن یکی از همکارانتان ایجاد شده است ، در صورت بروز در ذهن همکار دیگری به ایده ارزشمندی تبدیل شود . لذا در این مرحله نگران پراکندگی هدف ها نباشید . در مراحل بعد می توانید با روش هایی آن ها را منظم و اولویت بندی کنید . در این صورت خود به خود هدف های ضعیف و یا غیر قابل حصول ، از فهرست هدف های اعلام شده حذف یا به رده های پایین جدول منتقل خواهند شد و هرگز وقت شما را به خود مشغول نخواهند کرد .

در ضمن همکاران شما از این که توانسته اند نظرات خود را ابراز کنند ، روحیه مثبت همکاری خود را حفظ و آن را تقویت خواهند کرد .

در این مرحله توانسته اید هدف هایی را که متناسب با شرایط و امکانات و نیاز های مدرسه شماست تعیین کنید . این اقدام نه تنها موجب دور شدن شما از هدف های جاری خود نمی شود ، بلکه رغبت و انگیزه بیش تری در همکاران و دانش آموزانتان ایجاد می کند تا خود را در فضایی آکنده از روحیه اتحاد و همکاری احساس کنند .  

پس از تهیه فهرست هدف ها ، می توانید در همان جمع با کمک همکاران خود به هر یک از هدف ها امتیازی از 1 تا 5 بدهید . امتیاز 1 برای پیشنهادات دارای اولویت پایین و مثلاً 3 برای پیشنهادات در اولویت متوسط و 5 برای پیشنهادات دارای اولویت بالا  .

این اقدام احتمالاً تعداد پیشنهادات دارای اولویت بالای شما را به 5 الی 10پیشنهاد بسیار مهم می رساند .

تعیین این هدف ها کلید موفقیت شما در سال تحصیلی است . شما بدین وسیله محدوده اقدامات و فعالیت های خود را به خوبی شناسایی می کنید و با توجه به هدف های اصلی که خود تعیین کرده اید و با مشارکت فکری همکاران ، فضای مناسبی برای اقدامات اجرایی فراهم می سازند.

تعیین اولویت ها

یکی از مهمترین مراحل برنامه ریزی زمان ، تعیین صحیح اولویت ها در میان برنامه هاست . برای این کار ، ابتدا به صورت مقدماتی اولویت ها با روش امتیاز بندی تعیین می شوند و در مرحله بعد ، امتیاز بندی دقیق تری در باره آن ها انجام می شود .

در مرحله اول برنامه ها بدون هیچ محدودیتی ، حتی بدون توجه به قابلیت دسترسی آن ها ، فهرست می شوند . سپس هر یک از آن ها با برنامه های دیگر ، یک یا دو برنامه به عنوان اولویت اول انتخاب می شود . بعد با استفاده از جدول اولویت ، برنامه ها دقیقاً امتیاز بندی می شوند . بدین ترتیب یکی از مراحل جالب تعیین اولویت برنامه ها تحقق می پذیرد .

با مشاهده جدول نهایی تعیین اولویت ها ، مدیران از نتایج به دست آمده شگفت زده می شوند ، زیرا می بینند که مهمترین اولویت از نظر دور مانده بودند و به آن ها توجه و دقت کافی مبذول نشده بود .

باید توجه داشت که اولویت بندی امری متغیر است و با تغییر شرایط ، احتمال جا به جایی برنامه ها در هر لحظه وجود دارد . مثلاً با اندک تغییری در شرایط و یا انجام یک سلسله اقدامات ، ممکن است موضوعی که دارای کم ترین اولویت بوده است ، بالاترین سطح اولویت را پیدا کند یا موضوعی که ظاهراً اولویت بالایی دارد ، از مسیر برنامه های اولویت دار خارج و یا حتی از جدول برنامه ها حذف شود . یا برنامه های گمشده بسیاری در این میان وجود داشته باشند که فرصت فکر کردن به آن ها ، برای شما فراهم نشده باشد . با کمی دقت و صرف وقت می توانید آن ها را در اطراف خود شناسایی کنید .

حال برای اینکه بتوانید به برنامه های تعیین شده ، به ترتیب اولویت برسید ، باید اقداماتی انجام دهید . ابتدا اولین برنامه را در فهرست اولویت ها در نظر بگیرید . سپس انواع راه های رسیدن به آن را شناسایی کنید . این عمل خیلی شبیه به یک سفر است که در آن ، برای حرکت از یک نقطه و رسیدن به نقطه ای دیگر ، راه های متفاوتی را جست و جو می کنید . برخی از این راه ها طولانی تر به نظر می آیند ، در حالی که سریع تر به نتیجه می رسند . برخی دیگر به ظاهر کوتاه ترند ، ولی در واقع زمان و امکانات بیش تری باید صرف پیمودن آن ها بشود .

مدیران حرفه ای در سازمان های پیچیده ، با کمک متخصصان برنامه ریزی به  شناسایی این راه ها می پردازند . این اقدام در حقیقت یکی از مراحل پیچیده و مهم مدیریت اجرایی به  حساب می آید و مبحثی تخصصی است . شما نیز در مقام مدیر مدرسه می توانید ، ضمن کمک گرفتن از همکاران خود ، از مشاوران متخصص در این زمینه نیز بهره بگیرید .

می توانید ، برنامه های اولویت بندی شده را روی تابلو بنویسید و در معرض دید همکاران و حتی دانش آموزان یا والدین آن ها قرار دهید و از آن ها نیزکمک بخواهید . گاهی دیده می شود که نظرات ارائه شده و پیشنهادات مطرح شده از سوی این افراد راهگشاهستند و نتایج مثبتی به همراه دارند . این اقدام باعث می شود که اولویت های تعیین شده از ذهن دور نشوند .

شما می توانید با ذکر این نکته که مشتاق هستید نظرات آن ها را نیز بشنوید ، آنان را به ارائه نظراتشان تشویق کنید .

برنامه ریزی در مدیریت زمان

اکنون در مقابل شما تعدادی نامه که از اولویت بالایی برخوردارند ، وجود دارد . با دستیابی به این برنامه ها ، می توانید قدم های موثری در رسیدن به موفقیت بردارید . همکاران شما نیز از ابتدا در جریان شکل گیری و انتخاب این برنامه ها قرار گرفته اند و با همفکری آنان به این مرحله رسیده اید .

در مرحله بعد ، مهم ترین اقدام تمرکز روی یک برنامه است . یکی از موانع موفقیت ا این است که نمی توانیم در یک لحظه روی یک

برنامه تمرکز کنیم . همین امر موجب می شود ، برنامه های اساسی و مهم در همان مراحل اول معوق بماند . گذر از این مرحله یکی از مهم ترین و سخت ترین راه های دستیابی به موفقیت است .این که می بینید بسیاری از وعده ها عملی نمی شوند ، به خاطر این است که مدیر و مجری قادر به عبور از این گلو گاه نیست . این مانع در مسیر اجرای برنامه هایی ایجاد می شود که جزو فعالیت های روز مره شما نیستند یا شما به طور عادی با آن ها برخورد نمی کنید . به زبان دیگر ، به انجام آن ها عادت ندارید .

انجام این گونه برنامه ها ، احتیاج به عزم بالایی دارد و فقط با همکاری و همفکری گروهی به مرحله عمل خواهند رسید . پس بهتر است با همان روشی که آغاز کرده بودیم ، با حکمت و جلب موافقت همکاران ، برنامه اجرایی خود را به صورت زیر مدیریت و هدایت کنید :

از همه ی همکاران خود بخواهید لیست کار تهیه کنند . تهیه چنین لیستی ، ضمن ساده بودن ، به شما در کارهایی که باید انجام شوند ، کمک می کند و سبب می شود هیچ کای در بین کارهای روزمره فراموش نشود . البته به طور معمول ، افراد برای فراموش نکردن کارها از کاغذ یادداشت استفاده می کنند ، ولی این اقدام به اندازه کافی موثر نیست و تضمین نمی کند که کار مورد نظر حتماً در زمان مشخص و با توجه به حساسیت آن به نتیجه برسد . برای مثال ، اگر اولویت مورد نظر شما ، « آموزش مربیان و دیگر کارکنان » آموزشگاه تحت نظارت خودتان است ، در جلسه ای با حضور همکاران که توافق نمودهاند موفقیت مدرسه در گرو افزایش آگاهی و مهارت های ایشان است ، این برنامه را به اجرا در آورید .

از همکاران خود بخواهید ، نیاز های آموزشی خود و مهارت هایی را که فکر می کنند بیش تر مورد نیازشان است ، اعلام کنند . ممکن است موارد زیر به عنوان نیاز های آموزشی از سوی همکارانتان اعلام شوند:

1.      آموزش در زمینه روابط انسانی و ارتباطات

2.      آموزش های تخصصی درس ها با استفاده از استادان با تجربه

3.      آموزش برنامه ریزی و مدیریت وقت

4.      آشنایی با روش های اداره ی کلاس و تدریس

5.      آشنایی با روش های تهیه درس درس

می بینید که اتحاد فکری ، مشاوره و مشارکت با همکاران چه فضای مناسبی برای بهبود شرایط ، دستیابی به موفقیت و رفع مشکلات احتمالی به وجود می آورد .

حال آموزش های پیشنهادی را با توجه به شرایط ، اولویت بندی کنید و با بررسی امکانات برگزاری یک یا دو دوره ی آموزشی در محل آموزشگاه خود ، آن ها را در لیست کار خود وارد کنید . 

منبع: http://www.educationjey.blogfa.co